§ 1. Przedmiot i czas powierzenia
Jako administrator powierzasz nam, jako podmiotowi przetwarzającemu, przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia wykupionych usług Odoardo™. Umowę zawierasz przy zamówieniu usługi Odoardo Lens™ lub Odoardo Soul™, zanim rozpoczniemy przetwarzanie. Umowa ma zastosowanie, gdy korzystasz z usługi w ramach swojej działalności. Nie ma zastosowania, jeżeli korzystasz z usługi wyłącznie w celach osobistych lub domowych, i nie obejmuje asystenta AI Odoardo Soul™ szkatuły Odoardo Alibi™ ani dzieła Odoardo Art™. W tych przypadkach administratorem danych gości jesteśmy my.
Powierzenie obowiązuje przez czas korzystania z usługi i kończy się wraz z jej zakończeniem oraz usunięciem albo zwrotem powierzonych danych.
Powierzenie obejmuje te spośród usług Odoardo Lens™ i Odoardo Soul™, z których korzystasz. Każdą z nich opisujemy osobno w paragrafie „Charakter, cel i zakres przetwarzania”. Postanowienia dotyczące usługi niewykupionej nie znajdują zastosowania.
§ 2. Charakter, cel i zakres przetwarzania
Przetwarzamy nagrania wideo utrwalone przez gości Twojej przestrzeni, w tym ich wizerunek, głos i treść wypowiedzi, podane przez nich imię lub nazwę, identyfikator zapisany w przeglądarce gościa oraz zapis oświadczenia, które gość składa przed nagraniem, i jego odrębnej zgody na wykorzystanie filmu przez Twoją markę – w dosłownym brzmieniu, z datą złożenia i datą wycofania zgody. Przy odtworzeniach wideopocztówki przetwarzamy skrót kryptograficzny wyliczony naszym kluczem z adresu IP i przeglądarki osoby oglądającej, wraz z datą, klasą urządzenia i językiem strony, a skrót usuwamy po 400 dniach. Adresy IP gości i osób oglądających trafiają też do naszych logów technicznych, przechowywanych na zasadach punktu „Dane techniczne” polityki prywatności. Cel: zarejestrowanie, przechowanie i udostępnienie wideopocztówki, wykazanie oświadczeń gościa oraz policzenie jej odtworzeń. Kategorie osób: goście korzystający ze scenariusza nagrania Odoardo Lens™ w Twojej przestrzeni oraz osoby oglądające wideopocztówkę. Częścią Twojego udokumentowanego polecenia są okresy przechowywania określone w punkcie „Przechowywanie” Regulaminu Odoardo Lens™. Montaż wideopocztówki wykonujemy w naszej infrastrukturze. Dostawcę, z którego usług skorzystalibyśmy przy montażu w przyszłości, zapowiemy w trybie punktu „Zmiana podprzetwarzającego”.
Przetwarzamy treść rozmów prowadzonych przez gości z Twoim przedmiotem lub przestrzenią oraz zapis każdego zbliżenia telefonu do przedmiotu – datę, język strony i identyfikator przeglądarki. Jeżeli gość nie wybierze na stronie przedmiotu zapamiętania telefonu, rozmowa trwa wyłącznie w otwartej karcie przeglądarki, a przy kolejnej wizycie przedmiot go nie rozpoznaje. Jeżeli je wybierze, w przeglądarce telefonu zapisujemy identyfikator, dzięki któremu Odoardo Soul™ rozpoznaje ten sam telefon przy kolejnej wizycie, i przetwarzamy imię, jeśli gość je poda, oraz streszczenie wcześniejszych rozmów. Jeżeli gość poprosi o coś obsługę Twojego miejsca, asystent przekazuje tę prośbę e-mailem na wskazany przez Ciebie adres obsługi, cytując słowa gościa. Z pytań gości z danego dnia model językowy wyprowadza jedno zdanie o tym, co się powtarzało, bez opisu pojedynczych osób, a asystent może je przytoczyć innym gościom. Przetwarzamy też dokumenty wiedzy, które nam przekazujesz i które mogą zawierać dane Twoich pracowników lub współpracowników. Cel: prowadzenie i kontynuowanie rozmowy, przekazanie prośby gościa obsłudze i udzielanie odpowiedzi na podstawie Twojej wiedzy. Kategorie osób: goście, którzy zbliżyli telefon do Twojego przedmiotu, oraz osoby wymienione w Twoich dokumentach wiedzy. Gość może w każdej chwili skasować to, co przedmiot pamięta o jego telefonie – imię i streszczenie wcześniejszych rozmów – przyciskiem „Zapomnij o mnie” na stronie przedmiotu. Częścią Twojego udokumentowanego polecenia są okresy przechowywania: treść rozmów anonimizujemy najpóźniej po 24 miesiącach od ostatniej wiadomości, to, co przedmiot pamięta o telefonie, anonimizujemy po roku bez kolejnej wizyty, z zapisów zbliżeń telefonu usuwamy identyfikator przeglądarki po 400 dniach, zdanie dnia usuwamy po 90 dniach, a dane gości i dokumenty wiedzy anonimizujemy po 90 dniach od zakończenia usługi.
Nie wykorzystujemy powierzonych danych do własnych celów, w szczególności nie budujemy na ich podstawie profili marketingowych. Powierzone dane nie służą trenowaniu modeli – ani naszych, ani modeli podprzetwarzających.
§ 3. Twoje obowiązki i prawa
Odpowiadasz za istnienie podstawy prawnej przetwarzania powierzonych danych oraz za spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą – w szczególności wobec gości Twojej przestrzeni. Oświadczasz, że dane, które nam powierzasz, zostały zebrane zgodnie z prawem.
Masz prawo w każdej chwili wydać polecenie dotyczące przetwarzania – w tym żądanie usunięcia konkretnych danych – a my wykonujemy je bez zbędnej zwłoki, o ile nie sprzeciwia się temu ciążący na nas obowiązek prawny.
Za pośrednictwem usług Odoardo™ nie powierzasz nam danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 rozporządzenia 2016/679 ani danych dotyczących wyroków skazujących. Usługi nie są do tego przeznaczone i nie stosujemy w nich środków wymaganych dla takich danych. W szczególności nie umieszczasz kart powitalnych ani kotwic kadru Odoardo Lens™ w miejscach, w których nagranie ujawniałoby stan zdrowia gościa, na zasadach punktu „Miejsca nagrań i dane o zdrowiu” Regulaminu Odoardo Lens™, a wiedza asystenta AI Odoardo Soul™ nie zawiera danych dotyczących zdrowia.
§ 4. Nasze obowiązki
Przetwarzamy dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie, którym jest niniejsza umowa, korzystanie z usługi i ustawienia wybrane w Odoardo ID™. Osoby dopuszczone do danych zobowiązujemy do zachowania poufności. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie danych w spoczynku w zarządzanej bazie danych PostgreSQL i w magazynie plików DigitalOcean Spaces, prywatny magazyn plików dostępny wyłącznie po autoryzacji, kontrolę dostępu z dwuetapowym logowaniem do panelu administracyjnego, kopie zapasowe oraz rejestrowanie operacji.
Powierzonych danych nie przekazujemy do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej bez Twojego polecenia, chyba że obowiązek taki nakłada na nas prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie. W takim wypadku informujemy Cię o tym obowiązku przed przetwarzaniem, chyba że prawo tego zakazuje z uwagi na ważny interes publiczny. Przekazanie danych podprzetwarzającym z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, na korzystanie z których udzielasz zgody w paragrafie „Podprzetwarzający” (DigitalOcean LLC, Cloudflare, Twilio SendGrid oraz OpenAI – dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego OpenAI Ireland Ltd., jeżeli tak stanowi umowa z tym dostawcą), następuje na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach Ram ochrony danych UE–USA, wobec podmiotów objętych certyfikacją, albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.
Jeżeli Twoje polecenie w naszej ocenie narusza przepisy o ochronie danych osobowych, niezwłocznie Cię o tym informujemy.
Pomagamy Ci wywiązać się z obowiązków wobec osób, których dane dotyczą – w szczególności umożliwiamy Ci zablokowanie albo usunięcie nagrania Odoardo Lens™ w Odoardo ID™.
Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne nam informacje, pomagamy Ci wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 rozporządzenia 2016/679 – w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń organowi nadzorczemu i osobom, których dane dotyczą, oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji. Ocenę skutków dla ochrony danych, jeżeli jest wymagana, przeprowadzasz Ty jako administrator – w szczególności gdy korzystasz z usługi w przestrzeni związanej z ochroną zdrowia albo inną, w której przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko dla gości – a my przekazujemy Ci na Twoją prośbę informacje o przetwarzaniu i zabezpieczeniach, których ona wymaga. O naruszeniu ochrony danych osobowych zawiadamiamy Cię bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje, których wymaga art. 33 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, w zakresie, w jakim je posiadamy.
Po zakończeniu świadczenia usługi usuwamy albo anonimizujemy powierzone dane w terminach określonych w paragrafie „Charakter, cel i zakres przetwarzania”, chyba że przed ich upływem zażądasz zwrotu danych – wtedy przed usunięciem przekazujemy Ci je. O zwrot prosisz e-mailem na adres [email protected]. Nie dotyczy to danych, których dalsze przechowywanie nakazują nam przepisy prawa.
§ 5. Podprzetwarzający
Udzielasz nam ogólnej zgody na korzystanie z podprzetwarzających wymienionych w punktach „Dostawcy infrastruktury” i „Dostawca modelu językowego” oraz z kolejnych, o których informujemy Cię w trybie punktu „Zmiana podprzetwarzającego”.
Do świadczenia usług korzystamy z dostawców infrastruktury: DigitalOcean (hosting aplikacji, baza danych i przechowywanie plików, region Unii Europejskiej), Cloudflare (dostarczanie ruchu sieciowego i jego ochrona przed atakami) oraz Twilio SendGrid (poczta transakcyjna, w tym prośby gości przekazywane obsłudze Twojego miejsca).
Jeżeli powierzenie obejmuje Odoardo Soul™, OpenAI przekazujemy: treść rozmowy prowadzonej przez gościa z asystentem AI – w celu wygenerowania odpowiedzi, pytanie podyktowane przez gościa – w celu zamiany nagrania na tekst, odpowiedź, którą gość chce odsłuchać – w celu jej odczytania na głos, fragmenty pytań gości z danego dnia – w celu wyprowadzenia zdania dnia, ostatnią wymianę zdań – w celu zaproponowania gościowi kolejnych pytań, fragmenty rozmowy gościa, który wybrał zapamiętanie telefonu – w celu przygotowania streszczenia, po którym przedmiot rozpozna go przy kolejnej wizycie, oraz Twoje dokumenty wiedzy – w celu ich zindeksowania. Nagrania pytania nie przechowujemy. Nagranie odczytanej odpowiedzi przechowujemy wyłącznie w pamięci operacyjnej serwera, najwyżej przez 12 godzin, aby przy ponownym odsłuchaniu nie generować go od nowa. Podstawę przekazania do państwa trzeciego określa punkt „Przekazywanie poza EOG”. Bez tego przekazania usługa rozmowy nie może być świadczona, więc rozpoczęcie korzystania z Odoardo Soul™ jest poleceniem obejmującym również ten transfer.
Podprzetwarzających zobowiązujemy umownie – w tym przez akceptację ich standardowych umów powierzenia – do ochrony danych na poziomie nie niższym niż w niniejszej umowie. Jeżeli podprzetwarzający nie wywiąże się ze swoich obowiązków ochrony danych, odpowiadamy wobec Ciebie za wypełnienie jego obowiązków w pełnym zakresie (art. 28 ust. 4 rozporządzenia 2016/679), a ograniczenie określone w punkcie „Ograniczenie odpowiedzialności” nie ma do tej odpowiedzialności zastosowania.
O zamiarze zmiany lub dodania podprzetwarzającego informujemy Cię e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, a Ty możesz w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw. W razie sprzeciwu, którego nie da się uwzględnić bez utraty funkcji usługi, możesz bez żadnych kosztów wypowiedzieć umowę o tę usługę wraz z niniejszą umową w jej zakresie. My możemy ją w tym zakresie zakończyć wyłącznie z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w punkcie „Wypowiedzenie przez Operatora” Regulaminu ogólnego.
§ 7. Odpowiedzialność
Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone przetwarzaniem naruszającym przepisy o ochronie danych w zakresie, w jakim nie dopełniła obowiązków nałożonych na nią przez te przepisy. Zasady przetwarzania danych, których administratorem jesteśmy my, opisuje polityka prywatności.
W stosunkach między stronami do niniejszej umowy stosuje się ograniczenie odpowiedzialności określone w punkcie „Odpowiedzialność wobec przedsiębiorców” Regulaminu ogólnego, w granicach dopuszczalnych przez prawo. Nie ogranicza ono odpowiedzialności żadnej ze stron wobec osób, których dane dotyczą, ani naszej odpowiedzialności za podprzetwarzających określonej w punkcie „Obowiązki podprzetwarzających”. Kwotę ograniczenia liczymy od opłaty za jeden okres rozliczeniowy usługi Odoardo Lens™ albo Odoardo Soul™, której dotyczy przetwarzanie.
